Os processos do Instituto foram sistematizados, documentados e esquematizados segundo a Cadeia de Valor. Esta identifica o conjunto de processos inter-relacionados e interactuantes, através dos quais o II,I.P. cria o valor dos serviços que disponibiliza aos seus clientes, bem como o conjunto de processos de gestão e os processos de suporte, que asseguram e controlam a atividade desenvolvida.

Foram definidos os indicadores adequados à medição de desempenho para cada um desses processos, os quais são monitorizados regularmente.

A necessidade de cumprir com os inúmeros requisitos das 3 principais normas ISO/IEC, aplicáveis a organizações prestadoras de serviços de Tecnologias de Informação (TI),:

• Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), certificado segundo a norma ISO/IEC 9001:2008 em 2008;
• Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI), certificado segundo a norma ISO/IEC 27001:2005 em 2009;
• Sistema de Gestão de Serviços de TI (SGSTI), certificado segundo a norma ISO/IEC 20000:2005 em 2010,

levou a que o II,I.P. concebesse um Sistema de Gestão Integrado, transversal a todo o Instituto e capaz de cobrir as várias visões evitando as ineficiências que adviriam caso cada um dos Sistemas de Gestão fosse tratado de forma isolada.

No Sistema de Gestão Integrado foram definidas Políticas, Manuais, Processos, Procedimentos e restante documentação em conformidade com os requisitos das várias normas de referência.

Este todo integrado aumenta a eficiência operacional, melhora o desempenho geral, diminui os riscos e torna claras as responsabilidades dos vários colaboradores.

Adicionalmente, esta abordagem reduz custos e dispêndio de tempo e permite uma otimização dos processos de gestão, nomeadamente no que se refere à atualização da documentação e à possibilidade de se efetuarem auditorias e programas de certificação em simultâneo.
 

O Sistema é revisto regularmente através de auditorias internas, das quais resultam planos de ações corretivas e preventivas.

O Sistema tem sido auditado externamente desde 2007.

“Através da caixa "Documentos institucionais”, situada na coluna lateral direita desta página, poderá consultar a Política de Gestão de Entregas”.

O Sistema de Gestão da Qualidade e o Sistema de Gestão de Segurança da Informação têm como âmbito o “Planeamento, conceção, construção, implementação, operação e avaliação das iniciativas de informatização e atualização tecnológica do Ministério da Solidariedade e da Segurança Social”. O Sistema de Gestão de Serviços de Tecnologias de Informação tem como âmbito o “Planeamento, construção, administração e manutenção dos seguintes serviços: Sistema de Informação da Segurança Social (SISS), Sistema de Informação Financeira (SIF) e Segurança Social Direta (SSD) e dos serviços de infraestrutura relacionados, conforme descrito no Catálogo de Serviços.”.

A Política do Sistema de Gestão Integrado do Instituto de Informática decorre da Missão, Visão e Valores da organização, apoiando de forma permanente a prestação de um serviço público de excelência e sustentável. Esta Política é suportada em seis princípios:

Partes Interessadas

O Instituto de Informática tem como objetivo da sua atividade criar valor para as Partes Interessadas, promovendo uma relação de confiança, através da disponibilização de soluções que correspondam às expetativas, estabelecendo para o efeito as parcerias e os acordos adequados.

Pessoas

O Instituto de Informática apoia, de forma contínua, o desenvolvimento das competências das suas pessoas de modo a incrementar a motivação, potenciar a eficácia do trabalho em equipa e promover a inovação, de modo a implementar as estratégias definidas.

Comunicação

O Instituto de Informática compromete-se a definir, implementar, rever e melhorar, de forma sistemática, os processos e ações de comunicação com as Partes Interessadas, internas e externas, de modo a garantir a eficácia de uma comunicação integrada.

Melhoria Contínua

O Instituto de Informática compromete-se a melhorar continuamente a eficácia e competência organizacionais, verificando a conformidade dos processos existentes, monitorizando os resultados chave do seu desempenho, e avaliando o valor das soluções que disponibiliza, introduzindo as melhorias necessárias.

Processos para a Excelência e Inovação

O Instituto de Informática compromete-se a prestar um serviço de excelência através da implementação de práticas sustentáveis no âmbito da gestão da qualidade, segurança da informação e continuidade do negócio, gestão de serviços de tecnologias de informação e responsabilidade social.

Compromete-se ainda em implementar e partilhar as boas práticas e os processos de gestão, promovendo a agilidade organizacional e a inovação, com recurso aos melhores referenciais e tecnologias disponíveis.

Requisitos legais

O Instituto de Informática compromete-se a cumprir todos os requisitos legais, regulamentares, estatutários, normativos e de anticorrupção, e os requisitos de conformidade aplicáveis à sua atividade.

 

O Sistema de Gestão da Responsabilidade Social (SGRS) do II,I.P. foi implementado em 2011 e acolhe as iniciativas de caráter organizacional, social e ambiental, consideradas relevantes para o cumprimento da Missão do Instituto e para o desenvolvimento sustentável da sociedade e do ambiente.

O SGRS veio sobretudo sistematizar e melhorar iniciativas e atividades de cariz social e ambiental que já eram habitualmente desenvolvidas no II,I.P., como por exemplo o “II Socialmente Responsável” (ISR) e a prática de reciclagem, entre muitas outras.

A Estratégia e o Plano Macro de Atividades do SGRS, fazem parte do Plano de Atividades do II,I.P..

De acordo com a sua Política de Responsabilidade Social, o II,I.P. compromete-se a:

• Respeitar os Princípios da Responsabilidade Social integrados nos princípios e valores do II,I.P.;

• Respeitar os princípios da responsabilidade social no Envolvimento e Relação com as Partes Interessadas;

• Definir, planear e implementar as atividades no âmbito da Gestão da Responsabilidade Social, integradas e de acordo com o Sistema de Gestão Integrado;

• Avaliar sistematicamente os resultados da sua implementação e melhorar continuamente a sua eficácia

Com base nos Valores de:

• Legalidade;

• Justiça;

• Imparcialidade;

• Competência;

• Responsabilidade;

• Proporcionalidade;

• Transparência;

• Boa fé.

Os Princípios da Responsabilidade Social no II,I.P. são os seguintes:

• Dedicação exclusiva ao Serviço do Interesse Público, para prestar, no âmbito da sua Competência, serviços de excelência aos seus clientes e partes interessadas, contribuindo, dessa forma, para o desenvolvimento sustentável da sociedade.

• Reger as suas práticas pela legalidade, nomeadamente no cumprimento da lei, dos regulamentos e instrumentos de regulamentação coletiva aplicáveis, e no respeito integral pelas convenções e declarações reconhecidas internacionalmente.

• Adotar o princípio da precaução, assumindo a responsabilidade de minimizar os riscos da sua atividade perante as partes interessadas, controlando os aspetos diretos e indiretos do ciclo de vida dos seus serviços e produtos, no âmbito da responsabilidade social.

No âmbito do Sistema de Gestão da Responsabilidade Social do II,I.P. são considerados os seguintes Aspetos da Responsabilidade Social:

• Direito ao trabalho e condições dignas de trabalho;

• Diversidade, não discriminação, igualdade de género;

• Conciliação entre a vida profissional, familiar e pessoal;

• Integração de pessoas com deficiência e com capacidades reduzidas;

• Tempo de trabalho, reconhecimento e recompensa do trabalho, remuneração e benefícios;

• Mobilidade profissional (funcional e geográfica);

• Formação profissional, qualificação e desenvolvimento de competências;

• Negociação Coletiva;

• Acesso a estágios profissionais e curriculares;

• Saúde, higiene e segurança no trabalho;

• Informação, consulta e participação das Partes Interessadas;

• Relações com clientes/utilizadores;

• Relações com fornecedores;

• Gestão da Informação;

• Boas Práticas no âmbito do Desenvolvimento Sustentável;

• Cooperação com instituições e envolvimento na realização de fins públicos;

• Apoio à formação da sociedade e das comunidades locais, incentivo ao Voluntariado e envolvimento com a comunidade.

E as seguintes Partes Interessadas:

• Colaboradores e famílias;

• Estagiários;

• Governo e Administração Pública;

• Clientes (organismos a quem o II,I.P. presta serviços);

• Parceiros (organismos/organizações com relações protocoladas);

• Cidadãos;

• Empresas;

• Instituições e Organismos da União Europeia;

• Sindicatos e Delegados Sindicais;

• Fornecedores;

• Comunidade.

A Responsabilidade Social, no Instituto, atua ao nível dos Colaboradores, da Comunidade e do Ambiente e tem como Domínios de Intervenção:

• Direitos dos colaboradores;
• Bem-estar dos colaboradores;
• Compatibilidade entre a vida profissional e familiar;
• Qualificação profissional;
• Benefícios sociais;
• Dar voz aos colaboradores;
• Convívio entre colaboradores;
• Promoção da família;
• Integração e envolvimento;
• Comunicação interna;
• Reconhecimento e mérito;
• Desporto e lazer;
• Apoio a pessoas com deficiência;
• Saúde e higiene no trabalho;
• Valorização das pessoas;
• Filantropia;
• Clientes;
• Voluntariado;
• Ações de solidariedade;
• Parcerias com entidades;
• Estabelecer uma política de compras ecológicas;
• Controlo de consumos de papel, água e luz;
• Sistema de reciclagem;
• Green IT;
• Preservação ambiental.

Das iniciativas previstas no Plano de Ações de Responsabilidade Social de 2014 e realizadas no 1º semestre, destacam-se as seguintes:

Colaboradores

Desporto e Lazer

• Workshop de Fotografia – Realizadas cinco sessões teóricas e duas sessões práticas. Posteriormente foram realizados mais duas sessões dedicadas à edição de imagem. Estas edições foram dinamizadas por colaboradores do Instituto que se disponibilizaram durante a hora de almoço a passar os seus conhecimentos a todos os participantes.

• Workshop de Fotografia – Dedicada ao Desporto e, apresentado por um convidado externo, especialista na área.

• Exposição de Fotografia Digital - No final dos Workshops foi realizada uma exposição subordinada aos temas abordados nas diversas sessões de fotografia realizadas no Instituto.

Promoção da Família

• Carnaval com Criianças – Conjunto de ações didáticas realizadas na sede do Instituto, dirigidas aos filhos dos colaboradores. Nesta iniciativa estiveram presentes 28 crianças;

• Dia da Criança – 41 crianças e 27 pais visitaram os Bombeiros Voluntários de S. Pedro de Sintra.

Comunicação Interna

Das iniciativas desenvolvidas e implementadas, com o objetivo de manter os colaboradores informados sobre as atividades e o desempenho da organização destacam-se:

• Webletter interna, com edições semanais;
• Utilização do email, enquanto canal de comunicação principal para contacto direto com todos os colaboradores;
• IIntranet enquanto canal de comunicação para acesso e partilha de informação e serviços relevantes;
• Reuniões do Conselho Diretivo com os Dirigentes;
• Reuniões mensais de Comunicação com interlocutores dos vários Departamentos.

Envolvimento e Interação Organizacional

• “Dia do Instituto” – Conjunto de iniciativas realizadas no âmbito da celebração do aniversário da instituição e destinadas a reconhecer o mérito dos colaboradores e afirmar os valores da organização: “Diploma 10 Anos de Instituto", “Diploma de Dedicação e Mérito”, “Vídeo do Colaborador do Ano_2013", “Distinção Colaborador do Ano”;
• “Dia Feliz” – Felicitação dos colaboradores aniversariantes, através de postal de aniversário eletrónico;
• “ProtagonIIstas” - suporte de comunicação eletrónico para apresentação dos colaboradores da organização;
• “Somos Nós” – Novo suporte de comunicação digital para apresentação das equipas que fazem parte da organização, apresentando o trabalho destas e o perfil das pessoas que as constituem. Edições enviadas para toda a organização na Webletter e disponibilizado na IIntranet.

Saúde e Higiene no Trabalho

• Adquirido material de Primeiros Socorros e distribuído pelos Apoios Administrativos dos diversos departamentos da sede do Instituto de Informática;
• Realizado pelo CCD um Rastreio de Glicemia, Colesterol e Hipertensão;
• Lançado o Procedimento de Contratualização de Serviços de Saúde e Higiene que se encontra a decorrer;
• Contratualizado o Serviço de Segurança, com uma entidade externa, que irá reunir a informação com o objetivo de se elaborar um Plano de Segurança, realizar a formação geral sobre procedimentos de segurança para todos os colaboradores e realizar um Simulacro até ao final do ano.
• Acordado com a Secretaria-geral uma parceria para a realização no Instituto de Informática de formações sobre Primeiros Socorros e Prevenção de Incêndios que irão permitir a constituição das equipas de intervenção necessárias à operacionalização do Plano de Emergência Interno.
• Iniciados os contactos com o Instituto Nacional de Sangue e da Transplantação para a realização de uma sessão de dádiva de sangue na sede do Instituto de Informática.

Comunidade

Promoção de Ações de Solidariedade

Divulgação e participação em diversas ações a favor de algumas instituições localizadas no meio envolvente da sede do Instituto. Nomeadamente, a CerciOeiras, Oeiras Solidária e BotaMinuto.

Das campanhas de solidariedade em que o Instituto participou, destacam-se, entre outras:

• Campanha de recolha de sapatos usados – “Campanha Solidária BotaMinuto 2014”;
• Venda de 103 “Pirilampos Mágicos”, revertendo a verba angariada a favor da CerciOeiras;
• Venda de “Narizes Vermelhos” no âmbito da 6ª edição da iniciativa “Dia do Nariz Vermelho”. 23 Colaboradores adquiriram T-shirts e Narizes, a favor da Operação Nariz Vermelho;
• Recolha de vestuário, calçado, brinquedos a favor de uma família carenciada, no âmbito do projeto “Segunda Oportunidade”.

Ambiente

Sistema de Reciclagem na sede do Instituto

Manutenção dos postos de reciclagem de toners, plástico, papel e cartão, pilhas e rolhas de cortiça.
No 1º semestre foram reciclados 28 toners, 6930 lts de plástico, 18480 lts de papel e cartão, 7 kg de pilhas e cerca de 1kg de rolhas de cortiça.

Green IT

Continuação de utilização de critérios ecológicos no processo de seleção e aquisição de soluções tecnológicas.

Representação Externa

O Instituto continua ligado a duas organizações que se dedicam ao tema da Responsabilidade Social e que pretendem fomentar o encontro, aprendizagem, criação, partilha e disseminação de conhecimento e práticas relacionadas com a Responsabilidade Social.

• “Por Todos - Rede de Responsabilidade Social do Ministério da Solidariedade, Emprego e Segurança Social”, na qual o Instituto de Informática continua representado nas reuniões da Equipa Dinamizadora e do Grupo de Direitos Humanos. Recentemente assumiu a coordenação do Grupo de Comunicação.

Foram, também, realizadas duas reuniões do Grupo de Comunicação que resultaram na elaboração de uma matriz com o levantamento de todos os meios de comunicação disponíveis e utilizados em cada organismo que servirá de base ao Plano de Comunicação que está a ser elaborado.

• Rede RSOpt - O Instituto de Informática mantém-se no Grupo de Trabalho “ISO 26000”, cuja missão é promover o conhecimento da norma NP ISO 26000 - Linhas de Orientação para a Responsabilidade Social - e no subgrupo de Direitos Humanos e Práticas laborais.

Participação na 6ª Convenção da RSOpt.

O “Caminho da Excelência” do II, I.P. iniciou-se em 2004, com as primeiras autoavaliações segundo a Estrutura Comum de Avaliação (Common Assessment Framework ou CAF), que é uma ferramenta da Gestão da Qualidade Total inspirada no Modelo de Excelência da Fundação Europeia para a Gestão da Qualidade (European Foundation for Quality Management ou EFQM) e no modelo da Speyer, Universidade Alemã de Ciências Administrativas.

O Modelo de Excelência da EFQM é uma estrutura de gestão utilizada por mais de 30 mil organizações na Europa e fora muitas vezes utilizada como ferramenta de diagnóstico organizacional, com uma abordagem holística e com 3 Níveis de Reconhecimento:

• Committed to Excellence (C2E);
• Recognised for Excellence (R4E);
• EFQM Excellence Award (EA).

Em 2006, iniciou-se o “Programa de Certificação do II, I.P.”, com a implementação do Sistema de Gestão da Qualidade, na sequência de Ações de Melhoria resultantes das autoavaliações CAF / EFQM.

Destacam-se os principais marcos deste “Caminho da Excelência” no II, I.P.:

2003

• 1ªs Iniciativas ISR - Instituto Socialmente Responsável

2004

• 1ª Autoavaliação CAF / EFQM

2006

• 2ª Autoavaliação CAF / EFQM
• Candidatura EFQM C2E

2007

• Reconhecimento EFQM C2E
• Implementação do SGQ

2008

• 3ª Autoavaliação EQFM
• Implementação do SGSI
• Certificação ISO/IEC 9001:2008

2009

• Reconhecimento EFQM R4E
• Implementação do SGSTI
• Certificação ISO/IEC 27001:2005

2010

• Certificação ISO/IEC 20000-1:2005

2011

• 4ª Autoavaliação EQFM
• Recertificação ISO/IEC 9001:2008
• Implementação do SGRS

2012

• 2º Reconhecimento EFQM R4E

2013

• 5º Autoavaliação EFQM R4E

Para além das normas ISO/IEC já referidas, o SGI do II,I.P. incorpora também as boas-práticas da ITIL (Information Technology Infrastructure Library), gerida pelo OGC (Office for Government Commerce) do governo do Reino Unido, que é o modelo prático mundialmente mais utilizado para identificar, planear, fornecer e manter serviços de TI.

O Modelo de Governação das TI do II, I.P. baseia-se no CobiT (Control Objectives for IT) do ISACA (Information Systems Audit and Control Association) que é um modelo abrangente para o alinhamento dos requisitos de controlo, tecnologia e riscos do negócio. O II, I.P. é frequentemente auditado para avaliação da maturidade segundo o CobiT, no âmbito de Auditorias aos Sistemas de Informação internas e externas.
 

Para além das Certificações e Reconhecimentos acima mencionados, ao longo dos anos o Instituto mereceu outras distinções:

2014

• Distinção pelas “Boas Práticas de Comunicação ao serviço da Administração Publica em Portugal” - Grande Prémio APCE 2014 - Excelência em Comunicação - APCE - Associação Portuguesa Comunicação de Empresa

2013
 

• Reconhecido de mérito pelo curso e-Learning “Ligue-se ao Acordo Ortográfico” - Grande Prémio APCE 2013 - Excelência em Comunicação” - APCE - Associação Portuguesa Comunicação de Empresa
   

2012
 

• 2º Reconhecimento EFQM R4E
   

2009
 

• Prémio Inovação – “Solução Disaster Recovery na Administração Pública” - EMC Corporation;
• Menção Honrosa no European Enterprise Awards - Projecto Segurança Social Direta.
   

2007
 

• Melhor Centro de Relacionamento com Clientes (sector Administração Pública), pelo serviço DRI/DRO/SSDireta - APCC - Associação Portuguesa de Contact Centers;
• Prémio “ePratice.eu Good Pratice label for 2007” pelo “Subsistema de Desemprego” - União Europeia.
   

2006

• Menção Honrosa - Prémio Fernandes Costa (Ministério das Finanças) - Segurança Social Direta;
• Segundo Prémio na categoria Serviço Eletrónico - “Cartão Europeu de Seguro de Doença” - Prémio Boas Práticas no Setor Público - Deloitte / Diário Económico.
   

2004
 

• DRI - European Good Pratice - União Europeia;
• Prémio Fernandes Costa para serviço DR em Linha;
• Menção Honrosa para o Projeto DR-Online.
   

Aceda ao Glossário de Definições e Acrónimos do II,I.P. através da caixa “Documentos Institucionais” existente na coluna lateral direita desta página.